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Conditions générales de vente

CONDITIONS GÉNÉRALES DE RÉSERVATION
Les présentes conditions générales de réservation s’appliquent à toute réservation effectuée pour la clientèle individuelle (hors réservations Groupes). Elles font partie intégrante du contrat de location à l’hôtel le Provence Agen. Les offres et les conditions générales présentées sont valables au jour de leur consultation. Elles sont périodiquement mises à jour, toutefois toute réservation prise sera honorée à la date du séjour dans les conditions spécifiées.
A chaque réservation, un numéro de confirmation vous sera communiqué, qui vous sera nécessaire le cas échéant pour annuler ou modifier votre réservation ou pour toute relation avec l’hôtel.
Les locations de chambres vont de 16h le jour de l’arrivée à 12h le jour du départ. Nous vous conseillons néanmoins de bien vérifier ces horaires d’arrivée et de départ au moment de la réservation.
Si vous réservez une chambre, elle vous est attribuée quelle que soit votre heure d’arrivée. Néanmoins, en cas d’arrivée après 21h00, vous devez contacter l’hôtel par téléphone afin que vous soit communiqué le cas échéant le code d’accès à l'hôtel ou que l’hôtel soit averti de votre arrivée tardive et prenne les dispositions nécessaires. Si vous ne le faisiez pas et que vous rencontriez un souci lors de votre arrivée à l’hôtel, l’hôtel ne serait être tenu pour responsable.
Toute commande est garantie par carte de crédit, mais celle-ci n’est pas forcément débitée à la réservation. Elle ne l’est que dans certains cas spécifiques. Cette information se trouve sur votre document de confirmation de réservation. En cas de doute, merci de vous y référer.

AFFICHAGE DES PRIX
Tous les prix sont affichés en Euro (€), la TVA est toujours comprise. Certaines prestations peuvent faire l'objet d'un supplément, le prix affiché est majoré d'une taxe de séjour payable sur place. La taxe de séjour est clairement stipulée sur votre confirmation de réservation.

MOYENS DE PAIEMENT
Les cartes bancaires acceptées sont les cartes VISA, Mastercard, American Express. La carte de crédit sert à garantir votre réservation. Aucun débit ne sera effectué en ligne à l’exception des cas cités ci-dessous. La totalité du montant du séjour devra être réglée directement auprès de l’hôtel à l’arrivée.
La carte de crédit sera débitée immédiatement dans le cas suivant :
• Si la réservation est une offre spéciale, en prépaiement immédiat, (cas des offres non modifiables et non annulables, par exemple). Dans ces cas, le montant prélevé en garantie s'élève à l'intégralité du séjour, hors taxe de séjour et prestations annexes.
Dans tous les autres cas, vous réglerez votre séjour directement à l'hôtel. Ces informations sont clairement indiquées sur votre document de confirmation de réservation. L'hôtel se réserve le droit de considérer votre réservation comme annulée, si les données de la carte bancaire, transmises pour la garantie de paiement s'avéraient défaillantes. Le cas échéant, l'hôtel se réserve le droit de réclamer des dommages et intérêts.

RECLAMATIONS

Toute réclamation liée à une réservation ou un séjour doit être adressée par lettre recommandée dans un délai de 15 jours suivant le retour du voyage faisant l’objet de la réclamation.

INFORMATIQUE ET LIBERTES
En application de la Loi 78-17 dite Informatique et Libertés, les clients sont avertis que leur commande fait l’objet d’un traitement nominatif informatisé. Le droit d’accès et de rectification garanti par la loi s’exerce auprès de la SARL CHLOG, domiciliée au 22 cours du 14 juillet à Agen 47000.

DROIT DE RETRACTION
Il est rappelé au client, conformément à l’article L. 121-21-8 12° du Code de la Consommation, qu’il ne dispose pas du droit de rétractation prévu à l’article L. 121-21 du Code de la Consommation.
Les Conditions de Vente du tarif réservé précisent les modalités d’annulation et/ou de modification de la réservation.

ENVOI DE CONFIRMATION DE RESERVATION
Pour toute réservation effectuée sur les sites internets suivants : www.booking.com, www.expedia.com, www.egencia.com , www.hrs.com, www.dayuse.com et www.contact-hotel.com, vous recevrez un email de confirmation mentionnant votre numéro de réservation. Il vous sera envoyé à l’adresse email que vous aurez communiqué pendant la prise de votre réservation. Il vous incombe donc de vérifier la bonne réception de cet email et le cas échéant, de nous contacter si vous ne l’aviez pas reçu.

MODIFICATION DE RESERVATION
Les modifications de réservation (changement de dates de séjour, de noms, de nombre de personnes de type ou de nombre de chambres, etc.) sont autorisées, sauf sur les tarifs portant la mention « non modifiable ». Elles sont soumises au respect des mêmes délais que les annulations (cf. paragraphe « Conditions d’annulation de réservation ») dans les cas où la modification porte sur l’annulation d’un certain nombre de nuitées de la réservation. En pareil cas, ce sont les règles relatives à l’annulation de réservation qui s’appliquent.
Pour toute modification d’une réservation, par téléphone ou par email en vous munissant au préalable de votre numéro de confirmation de réservation. Vous disposez également d’une possibilité de modifier en ligne votre réservation en vous connectant sur le site sur lequel vous aurez pris votre réservation et en vous munissant de votre numéro de confirmation de réservation.

ANNULATION DE RESERVATION
Dans le cas d'une réservation où la carte de crédit n'a pas été débitée :
Pour toute annulation de réservation, nous vous prions de vous adresser par e-mail pendant les heures d'ouverture à hotel-leprovence@orange.fr en vous munissant au préalable de votre numéro de confirmation de réservation.
Vous disposez également d’une possibilité de modifier en ligne votre réservation en vous connectant sur le site sur lequel vous aurez pris votre réservation et en vous munissant de votre numéro de confirmation de réservation.

CONDITIONS D’ANNULATION DE RESERVATION
Si vous annulez votre réservation, nous appliquerons nos conditions d’annulation, à savoir :
Les annulations ne sont pas soumises à des frais si elles sont effectuées avant 18h00 la veille du jour de l’arrivée. Pour toute annulation intervenant après 18h00 la veille, des frais équivalent au montant de la première nuit seront facturés.
Pour les réservations garanties par arrhes ou acompte, quel que soit le délai d’annulation, le remboursement de tout ou partie de la somme versée par le client est laissé à l’appréciation de l’hôtelier.

FACTURATION EN CAS DANNULATION TARDIVE OU DE NO SHOW
En cas d’annulation tardive (hors des délais d’annulation sans frais) ou de no show, l’hôtelier aura la possibilité de débiter la carte bancaire que vous aviez donnée en garantie de la réservation. Une facture pourra vous être délivrée sur demande.
L’hôtelier peut décider de ne pas appliquer de pénalité.